7 passos para organizar um evento para o terceiro setor

Eventos para terceiro setor: confira 7 passos para organizar
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Organizar eventos para o terceiro setor exige bastante dedicação. De fato, esse formato precisa de estratégias bem alinhadas para alcançar o resultado esperado. O segredo do sucesso, em uma situação como essa, está em procurar por causas impactantes que chamem a atenção dos participantes.

Dentro desse contexto, a estratégia de relacionamento deve começar muito antes do grande dia, para que todos tenham consciência de que não se trata apenas de arrecadar fundos. Todo o processo envolve também networking, posicionamento no mercado especializado e maior identificação com o público em longo prazo.

Quer saber mais? Vamos mostrar 7 dicas essenciais para ter um evento de sucesso no terceiro setor. Acompanhe!

1. Conheça os diferenciais de um evento do terceiro setor

Se você está acostumado a lidar com eventos dentro do universo corporativo, precisa conhecer os diferenciais do terceiro setor antes de iniciar o trabalho. Esse segmento é composto por associações e fundações que promovem campanhas sem fins lucrativos, focadas em auxiliar os mais necessitados.

Ou seja, nos pontos em que existe falta de atenção do Estado, empresas privadas arrecadam fundos para serem usados no setor público. Entre as causas mais abordadas estão problemas ambientais, crianças carentes, desastres naturais, campanhas educacionais e atividades que melhoram a qualidade de vida da sociedade de modo geral.

2. Encontre uma causa sólida

O primeiro passo para organizar um evento de sucesso no terceiro setor é encontrar uma causa sólida que mereça a atenção de diferentes segmentos. Pense em ações que tenham identificação com as pessoas e as emocione de alguma maneira. Por exemplo, considere a área de atuação da sua empresa para encontrar um tema dentro desse universo que precise de assistência.

Saiba que o leque de opções pode ser bastante abrangente. Nesse caso, os eventos podem ser desde uma palestra para discutir diversidade até workshops de apoio a profissionais mais carentes que desejam ingressar no seu segmento. Ao abir novas oportunidades, as chances de alcançar um retorno positivo na imagem do negócio no mercado são extremamente altas.

3. Defina o tema com antecedência

Todo tipo de evento, não importa qual seja o segmento, precisa de uma temática que funciona como ponto direcionador da tomada de decisões. Isso porque, ao definir o assunto que será abordado, fica muito mais simples criar uma estratégia para atrair a atenção do público e alcançar os objetivos de arrecadação no fim das contas.

Além disso, a temática também interfere diretamente na composição das atividades da programação. Assim, com todos os dados em mãos, você consegue criar melhores alinhamentos de divulgação e uma espécie de relacionamento de confiança com os participantes que precisam, antes de qualquer coisa, acreditar na causa defendida para se engajarem.

4. Priorize a lista de convidados

A maioria dos eventos do terceiro setor tem uma lista de participantes bem restrita. O motivo é que, por se tratar de uma causa diferenciada, precisa reunir pessoas tomadoras de decisões que possam contribuir com o tema e ainda gerar novas oportunidades de negócios. Lembre-se também de não ficar de olho apenas nas metas a serem batidas.

No momento de lidar com atividades relacionadas à arrecadação de fundos, o marketing precisa ter um plano bem definido em conjunto com abordagens de relações-públicas. Afinal de contas, quem participa desse tipo de ocasião deseja elevar o nome de sua empresa para criar força no setor enquanto aposta em se destacar da concorrência.

5. Monte uma estrutura completa

De nada adianta fazer um evento do terceiro setor sem uma organização bem detalhada que impressione os seus convidados. Então, em cada etapa de planejamento, siga um cronograma rigoroso que ofereça conforto, entretenimento e serviços de excelência na medida certa.

Dessa maneira, a experiência vivida no andamento da ação faz muita diferença no networking e na proposta de sua empresa diante das outras companhias. Tenha em mente que as decisões em relação à estrutura funcionam de maneira complementar entre si.

Por exemplo, ao definir o local onde o evento será realizado, automaticamente você precisa fazer a lista de convidados, contratar o buffet, os seguranças e as atrações principais. Pensando por esse lado, torna-se mais fácil encaixar todas as peças no momento de alinhar o planejamento. Veja, a seguir, tudo o que precisa ser levado em consideração na organização:

  • equipe de limpeza;
  • equipe de recepção;
  • quantidade adequada de banheiros;
  • material complementar;
  • acessibilidade;
  • espaço suficiente para circulação do buffet;
  • camarim para as atrações;
  • saídas de emergência;
  • equipamentos eletrônicos;
  • espaço para networking.

6. Tenha estratégias de arrecadação

O sucesso do seu evento depende também da forma como as solicitações de contribuição são realizadas. Use toda a criatividade necessária para fazer da experiência algo inovador, que envolva os participantes de maneira única. Estude sobre o perfil do público-alvo para acertar em cheio tanto na identidade visual quanto na linguagem escolhida para a comunicação.

Um bom exemplo disso é o jantar beneficente para o Instituto Four que aconteceu em maio de 2019 no Buffet Charlô em Itaim Bibi, São Paulo. Com o intuito se selecionar e desenvolver jovens líderes que pensem em soluções para os problemas do Brasil, o evento reuniu mais de 300 pessoas que apoiam a causa.

Uma das principais estratégias girou em torno de mostrar que apenas reclamar diante das dificuldades não muda um cenário negativo. A proposta envolveu a criação de um espaço de discussões com um olhar inovador representado por membros dos mais diversos backgrounds.

7. Conte com uma equipe qualificada

Por mais que você seja um profissional experiente, saiba que, sem ajuda qualificada, o trabalho dificilmente consegue atingir as metas estabelecidas previamente. Antes de começar o projeto, procure por pessoas que tenham participado de eventos na área do terceiro setor e conheçam o tipo de abordagem mais indicado.

O mais importante é evitar sobrecargas de funções, já que os gestores da organização se sentem muito mais confiantes em delegar as decisões de certos pontos. Assim, a experiência dos participantes fica completa, pois quem precisa tomar decisões estratégicas estará bem assessorado em todos os momentos.

Pronto! Agora você já sabe como organizar eventos para o terceiro setor. O grande diferencial está em criar estratégias de identificação que valorizem tanto a causa abordada quanto o nome da empresa envolvida. Só assim será possível alcançar as metas, sem deixar de lado a abordagem de relacionamento indispensável hoje em dia.

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