Como fazer a gestão de eventos para alcançar os melhores resultados

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A produção e a gestão de eventos não são tarefas nada fáceis. São vários assuntos que precisam de atenção, e muitas vezes o estresse e a tensão acabam tomando conta da situação. Tudo isso com a pressão e a necessidade de se obter bons resultados. Afinal de contas, eventos precisam dar um retorno!

Apesar das dificuldades e dos percalços encontrados ao longo do caminho, quem trabalha com a gestão de eventos sabe que a satisfação é muito grande quando tudo dá certo e o retorno é o melhor possível. Pensando nisso, separamos neste artigo algumas dicas para ajudar você no processo de gestão em busca dos melhores resultados. Confira!

Gestão de eventos e equipes profissionais

Produzir e gerenciar um evento é uma tarefa muito importante, principalmente para ser absorvida por uma única pessoa. Não são poucas as vezes que vemos eventos sob a responsabilidade de apenas um gestor, o que eleva muito as chances de acontecer algum problema.

Afinal de contas, ninguém deve acumular funções a ponto de não conseguir executar tudo ao mesmo tempo.

É por esse motivo que a gestão de eventos traz a necessidade da criação e do desenvolvimento de uma equipe de profissionais qualificados e entrosados.

Desenvolver um projeto de um evento — seja ele corporativo, seja ele ou social — é tão complexo que existem profissões voltadas exclusivamente para essa tarefa.

Assim, a melhor maneira de dar esses passos tão importantes é analisar a necessidade de se buscar um auxílio externo quando não for possível encontrar, dentro da própria equipe de colaboradores, profissionais capacitados para assumir as diferentes funções de uma equipe de gestão de eventos.

Gestão de eventos otimizada

Independentemente da contratação de uma empresa especializada, alguns pontos podem ser aplicados internamente para o melhor aproveitamento da produção e da gestão de um evento.

Além de conseguir reunir uma equipe com características necessárias para as tarefas específicas desse processo, é preciso ter muita atenção em todas as etapas — do planejamento à execução do evento.

Pensando nisso, separamos abaixo 5 dicas que podem ajudar você a realizar uma melhor gestão de eventos e alcançar resultados satisfatórios. Confira!

Faça um planejamento impecável

Para qualquer atividade profissional ou pessoal que resolvemos encarar, é fundamental incluir uma longa etapa de planejamento. Um bom plano é o primeiro passo para o sucesso em qualquer área, não sendo diferente para a gestão de eventos.

Um bom começo é desenvolver um briefing do evento, listando todas as informações necessárias para que ele aconteça, sem deixar de lado nem mesmo os dados e elementos mais peculiares.

Para isso, pesquise e organize as ideias dos idealizadores do evento, buscando alinhar as expectativas às possibilidades de resultado.

Todo planejamento também deve incluir itens como o motivo do evento, os objetivos que se pretende alcançar, as metas, os prazos esperados e principalmente a disponibilidade financeira para a realização dele.

Com esses dados, já é possível traçar um plano de desenvolvimento e execução, focando nas principais necessidades do evento.

Considerada uma das etapas mais longas da gestão de eventos, a parte de planejamento é também uma das mais importantes. Por isso, gaste o tempo que for necessário para colocar tudo o que for preciso no papel antes de partir para a ação. Não se esqueça de incluir até mesmo os planos alternativos, caso haja algum problema.

Defina os objetivos

Concomitantemente ao planejamento do evento, é fundamental definir e os objetivos do evento de forma clara. Diferentemente das metas, que constituem marcos da etapa planejada, os objetivos do evento se encontram em uma escala muito maior. O que se espera alcançar com a realização do evento? Qual é a expectativa de retorno sobre o investimento feito?

A definição dos objetivos ajuda a ter uma noção clara do que está sendo feito e o que se espera alcançar. Juntamente ao planejamento, essa definição acontece logo no começo do processo de gestão.

Faça um cronograma invertido

Os prazos apertados são os maiores inimigos de um gestor de eventos. Por isso, para não correr nenhum risco de possíveis problemas com fornecedores, aposte na criação de um cronograma invertido.

Tenha em mente a data do seu evento e planeje o recebimento de materiais, a montagem e as outras etapas de pré-produção para alguns dias antes. Dessa forma, caso aconteça algum imprevisto, você ainda terá tempo para buscar uma solução.

Contrate uma agência qualificada

Como falamos no começo deste artigo, caso não seja possível contar com uma equipe interna qualificada para a gestão de eventos, o ideal é contratar uma agência especializada.

Dessa forma, você contará com profissionais experientes e voltados para esse tipo de organização, podendo focar em outros aspectos do seu evento.

Divulgue o evento

Hoje em dia contamos com inúmeros canais de divulgação, tanto em mídias físicas e do “mundo real” quanto as várias ferramentas do ambiente virtual. Bons eventos sempre conseguem alcançar seu público-alvo, conquistando os melhores resultados. Para isso, contam sempre com a divulgação certa no canal certo.

Dependendo da temática do seu evento, você deverá investir mais em determinado canal de divulgação. E-mail marketing, redes sociais, rádios, televisão, jornais, outdoor e imprensa: são várias as possibilidades, e cada uma tem um alcance e um propósito.

O ideal é saber onde está o seu público-alvo e que tipo de mídia ele consome, investindo com mais intensidade no canal certo.

Hoje é possível investir quantias muito mais acessíveis em uma divulgação online e que, ao mesmo tempo, causará um efeito muito positivo. No entanto, por mais que a mídia tradicional esteja em aparente declínio, se ela for o principal canal de comunicação com o seu público, jamais deve ser ignorada. Por isso, o ideal é encontrar o balanço exato entre as várias opções de divulgação.

Cada uma dessas dicas é fundamental para que a gestão de eventos aconteça de maneira satisfatória, evitando situações desconfortáveis para os envolvidos e alcançando os resultados que se espera.

Entretanto, para que isso seja possível, é preciso investir, principalmente, em profissionais qualificados. Afinal de contas, serão esses profissionais que ficarão responsáveis pelo sucesso do seu evento.

Gostou do nosso artigo? Tem alguma dúvida sobre a gestão de eventos? Deixe seu comentário neste post que teremos o maior prazer em respondê-lo!

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