Aprenda o que são KPIS e como usá-los em seu evento

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Muita gente não sabe, mas a etapa de análise de resultados é uma das mais importantes no planejamento e execução de eventos. É fundamental analisar os resultados obtidos para, assim, programar e planejar as próximas cerimônias com mais precisão e chances de sucesso. Essa análise é essencial e se dá, principalmente, pelo estudo dos indicadores de desempenho, os famosos KPIs. Quer saber mais sobre o que são e como utilizá-los em seu próximo evento? Então, continue lendo este artigo para descobrir!

Os KPIs

KPI é uma sigla para a expressão inglesa Key Perfomance Indicators, que na tradução para o português significa Indicadores-chave de Desempenho. Esses índices são ferramentas de gestão e análise utilizadas para a verificação dos níveis de desempenho de uma determinada ação.

Existem diversos tipos de KPIs, que variam de acordo com o que se está analisando. Muito utilizados na área de marketing, eles tornam possível um estudo sistemático de cada um dos fatores responsáveis por se chegar no resultado obtido no final da ação.

Assim, o acompanhamento desses indicadores é fundamental para a etapa de planejamento, pois traduz informações que poderiam estar escondidas debaixo de uma nuvem de dados, principalmente se levarmos em consideração o fluxo desses dados obtidos em um evento.

Os KPIs podem, também, servir como um norte durante as outras etapas do evento, como a preparação, venda de ingressos e até mesmo durante a execução.

Uma análise detalhada dos dados obtidos permite a correção dos rumos caso algum índice indique problemas. Conheça, a seguir, alguns KPIs fundamentais para a análise do seu evento.

Retorno Sobre Investimento (ROI)

O ROI, do inglês Return Over Investment, é um dos principais indicadores quando falamos de métricas de análise. Ele serve para, praticamente, qualquer atividade que se pretende estudar.

De maneira geral, ele é utilizado para medir qual foi o rendimento da realização do seu evento, colocando na balança a receita gerada sobre as despesas.

Ou seja, soma-se todo o lucro líquido obtido pelo evento realizado e subtrai-se desse valor os gastos que foram necessários, por exemplo, nas ações de marketing e divulgação.

A partir do resultado, é possível entender se o investimento gerou lucro ou prejuízo, facilitando assim o planejamento de futuros eventos e a realocação de recursos.

Custo de aquisição de participantes

Você já parou para pensar no valor que você precisa gastar para conseguir atrair um novo participante para o seu evento? Essa métrica ajuda a entender melhor esse processo. Basta somar todos os custos de marketing, divulgação e vendas e dividir o valor pelo número de participantes inscritos.

Dessa forma, você obterá um valor médio de gastos necessários para conseguir atrair um participante para o evento. Obviamente, quanto menor for esse resultado, maior será o faturamento do seu evento, uma vez que isso significa que foi necessário investir menos para conseguir mais inscrições.

Taxa de conversão

Outra métrica muito utilizada em praticamente todas as atividades relacionadas à marketing e vendas é a taxa de conversão, fundamental para entender o poder de atração que o seu evento tem perante o público.

Pensando que o seu evento, por exemplo, efetue vendas de ingressos apenas pela internet, esse indicador analisará a quantidade de visitantes que o site recebeu em relação ao número total de visitantes que compraram uma entrada.

Dependendo do resultado obtido por esse KPI, é possível realocar investimentos para conseguir converter muitos outros participantes, principalmente na área de marketing.

Uso de hashtags

Hoje em dia é impossível pensar em promover um evento sem a utilização das redes sociais como meio de divulgação.

E se, ao falarmos nisso, o uso de hashtags não vem à sua mente, é preciso repensar a utilidade dessas estratégias, uma vez que elas são utilizadas para diversas atividades — desde manifestações públicas até, naturalmente, a divulgação de eventos.

Por isso, lançar uma hashtag específica do seu evento e acompanhar a sua dispersão nas redes sociais ajuda a ter uma ideia de como está a divulgação orgânica dele, como um verdadeiro boca a boca dos velhos tempos.

Hashtags podem fazer toda a diferença para o marketing do seu evento, por isso jamais as subestime!

Percentual de desistentes

Quando falamos da análise dos resultados da promoção de um evento, pouca gente dá importância para os desistentes. Entretanto, esse número pode impactar negativamente o seu evento, uma vez que diferentes políticas de desistência causam efeitos distintos na realização da comemoração.

Caso algum participante desista antes de o evento ocorrer, é possível que ele se enquadre em uma política de devolução do valor investido ou mesmo revertendo o preço do ingresso em algum crédito para futuros participações.

Dependendo do prazo, pode acontecer de o lugar que já estava vendido não volte a ser ocupado, gerando uma “cadeira vazia” desagradável, uma vez que essa pessoa nem mesmo consumirá no local.

Por isso, acompanhar o índice de desistentes, principalmente na fase de vendas do seu evento, é fundamental para reprogramar estratégias de marketing ou mesmo retargeting, buscando garantir que o máximo de espaço esteja ocupado e que o aproveitamento das vendas obtenha o sucesso esperado.

Sucesso com KPIs

Os KPIs são apenas bons indicadores que ajudam na análise dos resultados obtidos por um evento. Por isso, não passam de ferramentas muito úteis que precisam ser tratadas com cuidado e profissionalismo.

É fundamental que eles façam parte de uma gestão centralizada nessa análise, balizando todas as decisões pertinentes ao crescimento do evento. Esses indicadores também evitam “achismos” desnecessários, que podem colocar em risco o desenvolvimento correto do projeto.

Dessa forma, para garantir o sucesso, nada melhor do que contar com uma agência especializada na gestão de eventos para garantir que todos os KPIs serão utilizados em prol da execução e do melhor aproveitamento possível do seu evento.

Elas são essenciais para fazer todo o processo de gestão e desenvolvimento de eventos, garantindo que a sua equipe se preocupe apenas com as partes mais práticas, como apresentações e convidados.

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