Como fazer um bom plano de comunicação para eventos?

plano de comunicação para eventos
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Diante de tantas informações disponíveis ao consumidor no dia a dia, montar um plano de comunicação é essencial para alcançar o sucesso. De fato, ao ter coragem para inovar no relacionamento com o público ajuda muito no momento de se destacar da concorrência e criar uma experiência única durante uma ação, por exemplo.

O grande diferencial, nesse caso, está em criar um planejamento estratégico que permita fazer tudo de maneira direcionada, impulsionar a fidelização e ainda abrir novas portas no mercado em uma visão geral. Sem contar que torna o trabalho da equipe envolvida muito mais alinhado com a proposta da empresa.

Quer saber mais? Vamos mostrar como criar um plano de comunicação de qualidade e que desperte interesse. Acompanhe:

Identifique o objetivo do evento

O primeiro passo para investir em um plano de comunicação é saber exatamente qual o objetivo do seu evento. A partir disso, fica muito mais simples compreender como montar algo que fale estrategicamente com o público e tenha tudo a ver com o conceito da empresa.

Então, coloque as metas no papel e trace como os participantes serão preparados para o grande dia por meio de uma experiência diferenciada. Hoje em dia, com tantas tecnologias que podem ajudar na missão, o tipo de linguagem utilizada precisa ser bem alinhado para gerar identificação e interesse em todas as etapas.

Dessa maneira, como consequência, aumenta o número de pessoas que interagem em diferentes tipos de canais e o alcance de potenciais participantes envolve a construção de um relacionamento de confiança que traz resultados no posicionamento em longo prazo.

Defina o time de colaboradores

O plano de comunicação de um evento envolve também o time de colaboradores para que toda a proposta fique devidamente alinhada na visão do público. Assim, o melhor caminho é definir um time bem treinado que saiba demostrar o conceito da empresa diante das necessidades do público.

O grande segredo, no entanto, está em focar no atendimento personalizado para que as possíveis crises sejam gerenciadas dentro da mesma solução. Afinal, torna-se indispensável que todos enxerguem a importância de se relacionar com os participantes para valorizar o conteúdo oferecido e criar uma percepção positiva.

Invista, aqui, em treinamentos que geram engajamento e ajuda na tomada de decisões na hora de mostrar a preocupação da marca em oferecer um evento de qualidade focado em se destacar da concorrência ao mesmo tempo que mostra o quanto pode oferecer.

Conte uma história interessante

Como todo evento tem um objetivo, você precisa criar uma espécie de história que ajude na estratégia de relacionamento com o público. Por este motivo, investir em um planejamento detalhado, é o ponto central na história que será contada no pré-evento por evento.

Ao explicar para os potenciais participantes os motivos que fazem o projeto interessante, fica mais simples criar todo um contexto que permita o envolvimento maior desde os preparativos do pré-evento. Uma boa vantagem de criar algo que seja envolvente e desperte curiosidade é que o retorno dos participantes mostram uma visão externa da estratégia que está sendo usada.

Ou seja, você consegue saber se os investimentos na programação estão no caminho certo, atender as expectativas dos participantes e ter ideias criativas que façam com que todos se apaixonem pela marca por conta da surpresa gerada durante a experiência.

Crie canais de comunicação

De nada adianta ter um excelente plano de comunicação se você não souber como fazer o principal: chegar até o seu público de maneira eficiente e interessante. Sendo assim, crie uma série de canais de comunicação que sejam uma ponte de intimidade e aumente o engajamento em relação ao conteúdo oferecido.

Vale tudo desde divulgação de formato tradicional até mesmo investir em um certo suspense como informar uma data sem dizer inicialmente do que se trata. Em uma situação como essa, ter coragem para inovar se transforma em um verdadeiro divisor de águas.

Ao conhecer o público, se informar sobre o que a concorrência tem feito torna mais simples saber como atingir o objetivo. Dentro do próprio evento um canal de comunicação estratégico interfere muito na percepção de todos em relação as oportunidades criadas pela marca. Quando se trata do live marketing, por exemplo, esse tipo de troca mostra como abusar das particularidades que permitem surpreender com o que a empresa tem de informações em mãos.

Invista em redes sociais

Diante de tantas formas de chegar até o público disponíveis atualmente, nenhuma delas se mostra tão eficiente como as redes sociais. Isso porque, por meio de posts direcionados, você consegue entender o público, compreender o alcance da temática de um evento, investir em conteúdos que se tornem virais e mudar facilmente de estratégia quando necessário sem grandes custos.

Além disso, o formato permite uma interação dinâmica sem local fixo para as ações. Como as redes sociais permitem contar uma história tanto por meio de fotos quanto por texto ou vídeos, cabe aos organizadores do evento conhecer as preferências e criar um conteúdo segmentado que gere identificação e interesse na medida certa. Veja, a seguir, plataformas que podem ser usadas:

  • live do Facebook: em transmissões ao vivo na plataforma, os responsáveis pelo evento podem mostrar detalhes dos preparativos, dos convidados da programação e garantir interação, já que todos os usuários são identificados ao se conectar com a live;
  • Stories: o Instagram é uma ferramenta muito usada quando se trata de eventos. Por permitir buscas com hashtag, se torna simples captar novos seguidores e ainda mesurar a percepção do público em relação ao evento. Sem contar a possibilidade de fazer transmissões ao vivo interativas por meio dos stories;
  • WhatApp: o aplicativo de mensagens transformou a forma de se comunicar com o público. Com a arrecadação de dados, criar uma estratégia de acordo com o perfil do público permite uma abordagem dinâmica e não invasiva que desperte expectativa antes do grande dia.

Pronto! Agora você já sabe como ter coragem para inovar é essencial na hora de criar um plano de comunicação para eventos. O mais importante é ter em mente que o planejamento faz toda a diferença na hora de criar a abordagem adequada e criar as ações perfeitas que envolve as tendências do momento, como o live marketing.

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